Außergerichtliches Mahnverfahren

Ein außergerichtliches Mahnverfahren startet mit der ersten Zahlungserinnerung, die ein Gläubiger seinem säumigen Kunden schickt und endet mit der Zahlung. Es sei denn, die Angelegenheit geht in ein gerichtliches Mahnverfahren oder ein streitgerichtliches Klageverfahren. Zwischen diesen beiden Punkten liegt regelmäßig noch ein inkassomäßiges Forderungsmanagement. Was es mit diesen Begriffen auf sich hat, wie betriebliche Mahnungen aussehen sollten und wann es an der Zeit ist, einen Spezialisten für Inkasso hinzuzuziehen, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Junge Frau fragt sich: Wie funktioniert ein außergerichtliches Mahnverfahren?

Alles beginnt mit einer Rechnung, die nicht bezahlt wird. Das kann ganz unterschiedliche Gründe haben: Regelmäßig wurde sie schlicht übersehen und die Zahlung kommt lediglich verspätet. Oder Kunden waren im Urlaub und haben die Zahlungseingangsfrist versäumt. Das sind aber noch keine Gründe, entsprechende Fälle direkt ins Inkasso abzugeben; sinnvoller und vor allem angemessener ist eine freundlich aber bestimmt formulierte betriebliche Zahlungserinnerung, die auf die (untergegangene) Rechnung folgt. Eine solche Zahlungserinnerung sollte folgende Punkte unbedingt enthalten:

  • sämtliche Angaben, die auch bei der korrekten Rechnungslegung zu beachten sind
  • die geschuldete Summe zuzüglich möglicherweise angefallener (und übersichtlich aufgeschlüsselter) Mahnspesen
  • eine konkrete Nachfrist, die eindeutig formuliert sein sollte (bspw. „mit dem Eingang der vollständigen Zahlung rechnen wir bis Soundsovielten“)
  • den Hinweis, dass offene Forderungen, die nicht bis zur genannten Frist beglichen sind, an einen bestimmten (also namentlich zu nennenden) Inkassodienstleister gehen

Übergabe ins Inkasso

Fruchtet die freundliche Zahlungserinnerung nicht, ist ein außergerichtliches Mahnverfahren genaugenommen schon am Ende. Denn wird die Zahlungserinnerung, die ja nichts anderes als eine betriebliche Mahnung ist, ignoriert, wird sich auch eine zweite, dritte oder vierte Mahnung als Papiertiger erweisen. Es braucht also einen Spezialisten für die Realisierungsarbeit am offenen Posten, kurz ein Inkassobüro.

Der Dienstleister verschickt dann Inkassomahnungen an den Schuldner und tritt dabei als Vermittlungsinstanz auf. Seriöse Anbieter verfolgen in der vorgerichtlichen Bearbeitung unbezahlter Forderungen immer zwei parallele Ziele, nämlich die Geltendmachung der Forderung sowie natürlich deren Auszahlung an den Gläubiger und den Erhalt der Geschäftsbeziehung. Stichwort Mediativinkasso.

Inkasso Mahnverfahren

Das Inkassoverfahren selbst gliedert sich dabei im vorgerichtlichen Stadium in vier kontinuierlich aufeinander aufbauende Schritte:

  1. erste Inkassomahnung
  2. zweite Inkassomahnung
  3. Telefoninkasso
  4. Rechtsanwaltsmahnung (bspw. über eine angeschlossene Verbundkanzlei)</li

Mit diesen vier Schritten ist die vorgerichtliche Bearbeitung offener Posten abgeschlossen. Zahlt der Schuldner vorher, braucht es logischerweise nicht alle Schritte, bezahlt er nicht, geht es weiter. Und zwar entweder im gerichtlichen Mahnverfahren, also mit dem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides, oder (wenn Schuldner widersprechen) in einem streitgerichtlichen Klageverfahren. Dafür sind Inkassobüros jedoch nicht der richtige Dienstleister. Es braucht einen Rechtsanwalt.

Veröffentlicht unter Gläubigerservice
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