Richtige Rechnungsstellung

Meme_Inkasso_01Eine korrekte Rechnungslegung stellt die Grundlage für jede Forderung dar. Auch bei Zahlungsausfall oder –verzug ist deshalb eine rechtlich einwandfreie Rechnung unverzichtbar, um die Rechtmäßigkeit einer Forderung zu begründen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, was alles zu einer gesetzeskonformen Rechnung gehört und warum es lohnt, sich dafür Zeit zu nehmen.

Eine Zettelwirtschaft wie bei Schreinermeister Eder und seinem Pumuckl kommt heutzutage natürlich eher selten vor. Die betriebliche Buchhaltung ist geordnet, digitalisiert und entspricht den marktwirtschaftlichen Erfordernissen. Und das ist auch gut so. Kommt es nämlich zu einem Forderungsausfall, hilft es, nachweisen zu können, dass die ausgefallene Forderung auch tatsächlich besteht. Besonders für die Zusammenarbeit mit einem Inkassodienstleister bedarf es eines einwandfreien Nachweises, dass es einen unbestreitbaren Forderungsausfall gibt. Liegt eine entsprechende Rechnung als Nachweis nicht vor, steht im Zweifel Aussage gegen Aussage – und das kann böse enden.

Die Zeit, die in die Ausfertigung einer professionellen Rechnung fließt, rentiert sich also. Sie schafft Rechtssicherheit. Kunden wissen glasklar, welchen Betrag sie bis wann an wen für was zu bezahlen haben. Über die gesetzlichen Mindestvorgaben hinausgehend lohnt es, den Zeitpunkt des erwarteten Zahlungseingangs auf die Rechnung zu schreiben. Formulierungen wie:

Wir rechnen mit Ihrem Zahlungseingang bis spätestens zum Soundsovielten.

oder

Bitte begleichen Sie obenstehenden Betrag bis einschließlich Soundsovielten.

machen ganz deutlich, worauf der Kunde achten muss. Für solche Terminangaben müssen freilich auch variierende Überweisungszeiten zwischen unterschiedlichen Bankengruppen einkalkuliert werden. Diese können verschiedentlich bei zwei bis vier Tagen liegen. Wird der Zahlungseingangstermin verfehlt, ist der Kunde automatisch und unstrittig in Verzug und Gläubiger können das betriebliche oder inkassomäßige Mahnwesen einleiten.

Ein klares Zahlungsziel schafft Rechtssicherheit.

Die expliziten Inhalte einer Rechnung sind im § 14 UStG geregelt. Demnach muss das Rechnungsdokument zwingend die folgenden Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
  3. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens
  4. das Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. eine individuelle und unverwechselbare Rechnungsnummer
  6. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. den Umfang und die Art der Dienstleistung
  7. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  8. die (Brutto)rechnungssumme aufgeschlüsselt nach Steueranteilen und unter Berücksichtigung eventueller Abzüge (beispielsweise bei Vorauszahlungen)
  9. ggf. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung des Leistungsempfängers
  10. ggf. eine Gutschrift, wenn eine solche vereinbart ist

Fazit

Wer sich Zeit für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung nimmt, vermeidet Unklarheiten bei der Bezahlung und stellt sich von vorn herein optimal für den Fall eines Zahlungsausfalles auf. Je besser die Rechnung, desto unproblematischer die Forderungsrealisierung.

Veröffentlicht unter Aktuelles
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