Offene Posten: Welche Gegenmaßnahmen helfen?

Offene Posten entstehen, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Im streng buchhalterischen Sinne bezeichnen offene Posten Buchungsvorgänge, bei denen eine Eingangsrechnung (Kreditoren) der Ausgangsrechnung (Debitoren) erst später bezahlt wird. Kurz: offene Posten sind Positionen, die trotz Fälligkeit nicht bezahlt sind. Was aber lässt sich tun, um solchen offenen Posten beizukommen? Wie lässt sich das Thema Forderungsmanagement strategisch sinnvoll und überlegt angehen? Und was unternehmen entsprechende Dienstleister ganz konkret, wenn sie an Forderungssachen arbeiten?

Fragezeichen auf Euronoten - Was hilft gegen offene Posten?

Das zentrale Stichwort im Umgang mit offenen Posten ist das sog. Forderungsmanagement. Dabei geht es ganz einfach darum, offene Forderungen zu realisieren und dadurch aus dem offenen Posten, dem ja bis dahin kein Zahlungseingang gegenüber steht, einen solchen zuzuordnen. Konkret bedeutet das nichts anderes, als den Dialog mit dem Schuldner professionell und zielgerichtet zu betreiben und ihn so zur Zahlung zu veranlassen. Das Forderungsmanagement lässt sich dabei in mehrere sinnvolle Abschnitte gliedern, nämlich:

  1. das betriebliche Mahnwesen
  2. das professionelle Forderungsmanagement durch einen angeschlossenen Inkassodienstleister
  3. das gerichtliche Mahnverfahren
  4. die Zwangsvollstreckung inkl. Titelüberwachung und Bonitätsmonitoring

Die Realisierung ist in jedem dieser vier Stadien möglich, und natürlich erübrigen sich durch den Realisierungserfolg sämtliche weitere Maßnahmen. Was genau meint Forderungsmanagement aber in den jeweiligen Stadien?

Betriebliches Mahnwesen

Ein betriebliches (oder bei privaten Forderungen ein privates) Mahnwesen ist der erste Schritt, auf dem der weitere Verlauf im Forderungsmanagement aufsetzt. Dabei geht es in aller Regel zuerst um eine Zahlungserinnerung, sprich eine Mahnung, die den säumigen Kunden auf den offenen Posten hinweist. Neben diesem Hinweis und natürlich der (erneuten) Zahlungsaufforderung sind Mahnungen auch dazu geeignet, Forderungen in Verzug zu setzen. Das funktioniert über die gesetzliche Verzugsregelung (§286 BGB) zwar auch automatisch nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit der Rechnung, wer aber von Beginn an mehr Stringenz im gesamten Mahnablauf haben möchte, ist mit der Zahlungserinnerung sicherlich gut beraten.

Wie viele betriebliche Mahnungen braucht es?

Die knappe Antwort auf diesen Evergreen unter den Fragen zum Mahnwesen lautet: Keine einzige. Denn wie beschrieben, werden Forderungen über das Bürgerliche Gesetzbuch automatisch in Verzug gesetzt. Rein rechtlich können Gläubiger also einfach die Frist abwarten und dann sogar direkt in ein gerichtliches Mahnverfahren einsteigen.

In Bezug auf die Kundenfreundlichkeit und ein Mahnwesen, das von Beginn an auf den Dialog und nicht auf die Konfrontation ausgelegt ist, ergibt diese Variante aber wenig Sinn. Denn oft haben Kunden die Überweisung tatsächlich übersehen. Wer also zu früh zu hart einsteigt, schießt im Zweifel mit Kanonen auf Spatzen und schadet sich dabei eher. Jedoch kann – bei aller Dialogbereitschaft – der Hinweis auf einer Mahnung, dass es in der Hinterhand einen bestimmten Inkassodienstleister gibt, der nötigenfalls mit der Forderungsbearbeitung beauftragt wird, für den nötigen Zug sorgen.

Inkassomahnwesen

Entsprechend diesem Hinweis stellt die inkassomäßige Bearbeitung eines offenen Posten dann auch den zweiten Abschnitt im Forderungsmanagement dar. Dabei übernimmt ein Spezialist die komplette Schuldnerkommunikation und fährt eine erprobte und erfolgsorientierte Strategie. Zwei Mahnschreiben, ein Gespräch im Telefoninkasso sowie eine (optionale) Rechtsanwaltsmahnung stellen dabei sozusagen das Standardpaket im Inkasso dar.

Die Bearbeitung durch einen Inkassodienstleister verfolgt mehrere Ziele parallel. So ist die Realisierung der Forderung selbstverständlich immer das primäre Anliegen, aber auch die Themen Schuldnerkommunikation, Insolvenzvermeidung und Forderungsabsicherung spielen im professionellen Forderungsmanagement in die Gesamtstrategie mit hinein. Stichwort: Mediativinkasso.

Gerichtliches Mahnverfahren

Einen Wendepunkt im gesamten Mahnwesen Ablauf markiert der Antrag auf Mahnbescheid. Denn damit überschreitet eine Forderungssache die Grenze zwischen vorgerichtlichem und gerichtlichem Mahnwesen. Im gerichtlichen Mahnverfahren ist ein zweistufiges System aus Mahn- und Vollstreckungsbescheid vorgesehen. Letzterer ist zugleich ein vollwertiger Titel, der Forderungen für 30 Jahre absichert, das Instrumentarium der Zwangsvollstreckung eröffnet und die Rechtsverwirkung von Beginn an konsequent aushebelt.

Es wird deutlich: Beim gerichtlichen Mahnverfahren geht es anders zur Sache als in den vorgerichtlichen Stadien. Denn dann stehen neben der Realisierung (immer das oberste Ziel im Forderungsmanagement) zahlreiche weitere Themen auf dem Tableau und die Arbeit am offenen Posten wird immer mehr zu einem juristischen Thema.

Zwangsvollstreckung, Titelüberwachung und Bonitätsmonitoring

Diese drei Themen beherrschen die Arbeit am erwirkten Titel. Über diesen werden sämtliche Möglichkeiten der Zwangsvollstreckung (Pfändungen, Gerichtsvollzieheraufträge & Verhaftungen) überhaupt erst möglich. Das bedeutet aber nicht, dass sie auch immer sofort sinnvoll sind. Denn um zu ermitteln, wann welche Methode die besten Aussichten auf Erfolg hat, kommt es auf ein lückenloses Bonitätsmonitoring an, das Zugriffsmöglichkeiten in der Zwangsvollstreckung erst offenbar macht.

Veröffentlicht unter Gläubigerservice
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2 Kommentare auf “Offene Posten: Welche Gegenmaßnahmen helfen?
  1. Hansen sagt:

    Inkasso ist ein sehr sensibles Thema. Natürlich gibt es in der Theorie auf unbezahlte Rechnungen trotz Zahlungserinnerungen nur den gerichtlichen Forderungseinzug als sinnvolle Antwort. In der Praxis sieht das allerdings häufig anders aus. Denn Gläubiger müssen auch immer schauen, wie hoch der Rechnungsbetrag überhaupt ist? Lohnt sich der Aufwand? Der Forderungseinzug von Kleinstbeträgen ist daher ein wichtiges Thema. Grundsätzlich müssen auch diese erfolgreich eingetrieben werden, da über die Masse sonst auch offene Kleinstbeträge zu ernstzunehmenden finanziellen Schwierigkeiten führen.

  2. Christina H. sagt:

    Dafür gibt es ja extra Inkassounternehmen, die sich auch auf das Masseninkasso spezialisiert haben. Hier lohnt sich ein Vergleich der unterschiedlichen Inkassoanbieter auf jeden Fall. So lassen sich Inkassokosten einsparen und man kann sicher sein, sich für das richtige Inkassobüro entschieden zu haben.

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