Wie die Auslagenpauschale im Inkasso zu verstehen ist

Inkassomahnungen enthalten neben der gesetzlichen Inkassogebühr auch eine sog. Auslagenpauschale. Diese Pauschale fällt für Post- und Telekommunikation an, sie soll also die hier entstehenden Kosten auffangen und als Verzugsschaden an den Schuldner weitergeben. Wie kommt diese Pauschale zustande? Was genau ist mit Post- und Telekommunikationskosten gemeint? Und wie verhält sich der Gesetzgeber dazu? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogbeitrag.

Inkasso ist Schuldnerkommunikation, und zwar auf unterschiedlichen Wegen. Einerseits funktioniert das über die klassische (postalische) Inkassomahnung, andererseits stellt das Telefoninkasso die zweite Variante dar. Für beide Kanäle entstehen Kosten, bspw. für Porto, Papier, die Telefonie und selbstverständlich die Mitarbeiter, die die Gespräche mit der Schuldnerseite führen. Genau dafür fällt die gesetzliche Post- und Telekommunikationspauschale dann auch an. Sie soll diese Kostenfaktoren auffangen.

Dass diese Kosten nicht in den Inkassogebühren enthalten sind, hat einen einfachen Grund: Die Inkassogebühren sind eine dynamische Position, die sich je nach der Forderungshöhe verändert. Der Aufwand für Porto- und Telekommunikationskosten ist jedoch unabhängig von der Forderungshöhe immer derselbe. Es macht schlicht keinen Unterschied, ob eine Inkassomahnung über eine Forderung von 50 EUR oder von 50.000 EUR verschickt wird. Unterm Strich ist es immer ein Standardbrief auf Standardpapier. Dementsprechend schützt die Auslagenpauschale Schuldner davor, dynamische Kosten für eine statische Position zu bezahlen. Soweit zur Funktion von Pauschalen im Inkasso.

Pauschale statt Einzelpositionen

Wäre es aber nicht noch fairer, die tatsächlichen Kosten für Papier, Porto, Telefon usw. aufzuführen, statt mit einer Pauschale zu arbeiten? Im modernen Forderungsmanagement ist es praktisch unmöglich, eine solche Auflistung einzelner Positionen zuzuliefern. Und das hat mehrere Gründe:

1. dauern nicht alle Schuldnertelefonate exakt gleich lang, sodass sich bspw. aus einer minutengenauen Abrechnung von Telefongesprächen ein unfaires Missverhältnis für Schuldner ergeben würde, deren Fall komplizierter liegt und in dem es einen erhöhten Klärungsbedarf gibt.
2. würde die Auflistung jeder Einzelposition wiederum Zeit kosten, die auch an irgendeiner Stelle verrechnet werden muss. Die Verrechnungszeit müsste wiederum verrechnet werden und so weiter und so fort. Eine Pauschale spart also unnötigen Aufwand.
3. schafft eine Pauschale gleiche Verhältnisse für alle Schuldner (und übrigens auch alle Inkassodienstleister) und hebelt damit die Übervorteilung der einen oder anderen Partei aus sich selbst heraus aus.
4. ist die Handhabung einer Pauschale in einem voll- bzw. teilautomatisierten Inkassomahnwesen deutlich günstiger, und zwar für alle Parteien.

Gesetzliche Grundlage & Gebührenrechnung

Die „Pauschale für Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen“, wie sie ganz korrekt heißt, geht aus Teil 7 (Auslagen) der Anlage 1 zu §2 Abs.2 des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG) hervor und hat die Nummer 7002 in diesem Vergütungsverzeichnis. Die Auslagenpauschale darf damit rund 20% der Inkassogebühren betragen, ist jedoch auf maximal 20 EUR gedeckelt. Um also zu eruieren, wie hoch die Pauschale für Forderungen ist, bei denen die Inkassogebühr unter 100 EUR liegt (20% von 100 EUR entsprechen ja der Deckelung), muss man die Inkassogebühren kennen. Und weil sich diese nach dem Gegenstandswert, sprich der Höhe der Forderung richten, lohnt ein Blick in §13 RVG.

Danach beträgt die (1,0-fache) Geschäftsgebühr 45 EUR bei einem Gegenstandswert bis 500 EUR. Diese 45 EUR stellen eine einfache Gebühr dar, für Inkassomahnungen geht der Gesetzgeber aber von einer maximalen 1,3-fachen Gebühr aus, in absoluten Zahlen also 58,50 EUR – also immer noch weniger als die decklungsfähigen 100 EUR. Als Zwischenstand in dieser zugegebenermaßen komplexen Rechnung für die Telekommunikationspauschale notieren wir also 11,70 EUR, nämlich 20% von 58,50 EUR.

Nun erhöht sich die einfache Gebühr allerdings bei einem Gegenstandswert bis 2.000 EUR um rund 35 EUR. Damit liegt sie dann also bei rund 80 EUR (45 + 35). Diese 1,0-fache Gebühr mit 1,3 multipliziert ergeben sich 104 EUR, die dann auch den tatsächlichen Inkassogebühren in einem solchen Fall entsprechen. Und dann greift auch die Deckelung, denn 20% von 104 EUR sind 20,80 EUR, die dann entsprechend der gesetzlichen Regelung auf 20 EUR gedeckelt werden.

Für einen Fall, in dem es um eine Forderung von rund 500 EUR geht, ergibt sich demnach die folgende Aufstellung*:

*je nach Sachlage können zudem Verzugszinsen sowie Mahnspesen aus dem betrieblichen Mahnwesen anfallen.