Transparenz im Inkasso

Was ist in meinem Fall passiert? Wie hat der Schuldner reagiert? Und wann bekomme ich mein Geld? Diese Fragen gehören sicherlich zu den Dringlichsten, die Gläubiger sich selbst und ihrem Dienstleister im Forderungsmanagement stellen. Inkassomandanten fordern Transparenz. Wie sich dieser hohe Anspruch im Forderungsmanagement umsetzen lässt, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Das Zauberwort heißt Rückmeldekultur und bedeutet nichts anderes, als dass ein Inkassodienstleister seinen Mandanten ständig über den Sachstand seines Falles informiert. Auch, wenn dieser gar nicht aktiv nachfragt. Tagesaktualität des jeweiligen Sachstandes ist hier unbedingt zu gewährleisten.

Dokumentation

Diesem Anspruch werden Inkassodienstleister gerecht, indem sie für eine lückenlose Dokumentation jedes Inkassofalles sorgen. So lässt sich jeder Bearbeitungsschritt, von der Übernahme des Mandats und dem Versand der Mandatsbestätigung über die postalische und telefonische Schuldnerkommunikation bis zur Durchleitung des offenen Forderungsbetrages an den Gläubiger nachvollziehen. Eine dergestalt umfängliche Fallhistorie zu dokumentieren und zwar für jeden einzelnen Fall geht mit einem hohen technischen und personellen Aufwand einher.

Technisch aufgestellt

Der technische Unterbau für eine transparente Falldokumentation besteht aus mehreren speziellen Softwaresystemen. Sie alle interagieren miteinander und machen die Bearbeitung eines Falles und die Rückmeldung seines Fortschrittes an den Gläubiger so effizient wie möglich. Beispielsweise werden alle relevanten Bearbeitungsvorgänge mit der Inkassoakte eines Mandanten synchronisiert. So sind aktuelle Entwicklungen im Mandantenportal, in der APP (Android & Apple) und auch im ERP-System einsehbar. Daneben stehen natürlich auch die analogen Kommunikationswege mit Telefon, Fax oder Post zur Sachstandsabfrage zur Verfügung.

qualifiziertes Personal

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Inkassodienstleisters tragen alle Vorgänge konsequent in die Fallhistorie ein und damit auch eine große Verantwortung. Sie stehen für die lückenlose Falldokumentation ein. Das bringt mehrere Vorteile auf einmal: Beispielsweise kann intern ein und derselbe Fall von unterschiedlichen Kollegen zu verschiedenen Zeiten bearbeitet werden, weil immer jeder einsehen kann, was sich aktuell in der Sache getan hat. Davon profitiert die Bearbeitungsgeschwindigkeit und es ist gesichert, dass keine Fälle liegen bleiben, weil der Sachbearbeiter etwa erkrankt ist. Zudem bedeutet Transparenz auch ein wichtiges Investment in die Mandantenbeziehung.

Mandanten integrieren

Wer sich nämlich auf die Finger schauen lässt, anstatt im geheimen Kämmerchen sein eigenes Süppchen zu kochen, agiert von Beginn an vertrauensvoll. Wenn Mandanten immer und zu jeder Zeit Einblick in ihre Inkassoakte haben, lassen sich bei Bedarf weiterführende Schritte individuell planen und dadurch wächst die Partnerschaft von Inkassomandant und -dienstleister. Vertrauensvolle Transparenz schafft also die Nähe, die erforderlich ist, um im Forderungsmanagement gemeinsam noch erfolgreicher zu sein. Besonders im Mediativinkasso profitieren alle Parteien, Gläubiger, Schuldner und Inkassodienstleister von einer offenen und fairen Kommunikation. So lässt sich in der Regel eine zufriedenstellende Einigung für alle Beteiligten erzielen.

Letztlich steht Transparenz im Inkasso auch für Wertschätzung und Ernsthaftigkeit gegenüber Mandanten und Fällen. Über die Herstellung maximaler Transparenz wird der Inkassomandant in die Fallrealisierung integriert, sieht was gerade geschieht und kann ggf. sogar individuelle Anpassungen im Forderungsmanagement abstimmen.

Je transparenter gearbeitet wird, desto näher agiert man am Mandanten!

Fazit

Transparenz im Inkasso kann auf verschiedene Arten verstanden werden. Neben gewissenhafter Rückmeldekultur und effektiver Nutzung moderner Digitalkommunikation geht es bei Transparenz im Forderungsmanagement auch um die Schaffung einer gemeinsamen Vertrauensbasis für ein erfolgreiches Miteinander. Gelebte Transparenz schafft also einen echten Mehrwert für Dienstleister und Mandanten.