Technische Lösungen in der Fallübergabe – was eignet sich für wen?

Der technologische Fortschritt eröffnet im Forderungsmanagement ganz unterschiedliche Möglichkeiten, Fälle an Inkassodienstleister zu übergeben. Die Bandbreite der Varianten reicht dabei von der manuellen, stationären Fallübergabe über mobile Lösungen bis zu vollintegrierten Schnittstellenanbindungen. Welche Variante was leistet und für wen sie geeignet ist, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Eines sei dabei vorausgeschickt: Alle hier vorgestellten Möglichleiten sind grundsätzlich für jeden realisierbar. Zugleich bilden sie aber nicht die gesamte Bandbreite aller Übergabemöglichkeiten ab, sondern lediglich diejenigen, die auf der Grundlage moderner Informationstechnologie funktionieren. Auch eine schriftliche oder telefonische Übergabe von Inkassofällen ist freilich weiterhin möglich.

Hier können offene Forderungen über ein selbsterklärendes Auftragsformular als Inkassofall an Inkassodienstleister übergeben werden. Dazu füllen Mandanten die entsprechende Maske mit allen notwendigen Daten aus. Bei den Auftraggeber-Daten werden die eigenen Kontakt- und Kontoinformationen eingetragen. So können beigetriebene Forderungen schnell und ohne zusätzlichen Aufwand an den Gläubiger durchgeleitet werden. Der zweite Teil des Übergabeformulars befasst sich mit den Personen- und Bankdaten des Schuldners sowie Details zur offenen Forderung.

Ist das Formular vollständig ausgefüllt, kann es online abgeschickt werden und der Fall ist damit schon vollständig an den Inkassodienstleister übergeben. Zugleich erhalten Gläubiger Login-Daten, mit denen die vielfältigen Optionen des Mandantenportals genutzt werden können. Beispielsweise werden die eigenen Gläubigerdaten gespeichert und müssen so nicht für jede weitere Fallübergabe separat eingegeben werden. Der Übergabevorgang ist also ab dem zweiten Inkassofall nur noch halb so aufwändig.

Darüber hinaus bietet das Mandantenportal auch die Möglichkeit, die Fallhistorie komplett einzusehen. Sämtliche Aktionen, die der Inkassodienstleister zur Realisierung der offenen Forderung durchführt, werden hier angezeigt. Wird beispielsweise die erste Mahnung an den Schuldner versandt, erscheint ein Vermerk „Versand erste Mahnung“ in der Aktenhistorie. Die Protokollierung erfolgt über sämtliche Schritte und schafft damit eine lückenlos transparente Nachverfolgung aller relevanten Inkassotätigkeiten des Dienstleisters.

Grundsätzlich eignet sich diese Variante bestens für private und gewerbliche Gläubiger, die einen oder mehrere Inkassofälle unkompliziert online übergeben möchten. Auch diejenigen Mandanten, die nur einen Einzelfall übergeben, erhalten Login Daten und profitieren von den Möglichkeiten des Mandantenportals. Insbesondere, wenn mehrere Forderungen übergeben werden, lohnt die manuelle Onlineübergabe, weil die Gläubigerdaten nicht immer wieder erneut eingetragen werden müssen.

Mittels der PNO inkasso App können Inkassofälle jederzeit und von überall übergeben werden. Mandanten loggen sich mit ihren Onlinedaten in das mobile System ein oder können sich sofort in der App registrieren. Die Zugangsdaten der App sind identisch mit denen des Mandantenportals und umgekehrt. D.h. jeder Mandant, der einen Fall an die PNO übergibt, kann dies über seine Zugangsdaten mobil oder stationär tun. Über die Benutzeroberfläche der App stehen dann verschiedene Optionen zur Wahl. So können Mandanten ihre eigenen Daten bearbeiten, neue Inkassoaufträge übergeben oder den Bearbeitungsverlauf ihrer bereits übergebenen Fälle einsehen. Dieses Feature ist einzigartig in ganz Deutschland. Die App ist die mobile Adaption des Online-Mandantenportals der PNO und die beiden Systeme kommunizieren miteinander.

Die Zielgruppe der mobilen Fallübergabe sind private und gewerbliche Mandanten, die viel unterwegs sind und wenig Zeit haben. In puncto Fallübergabe ändert sich nichts an der manuellen Eintragung von Schuldner- und Forderungsdaten. Auch jüngeren Mandanten mit hoher Technikaffinität bietet die App eine attraktive Übergabeoption. Vor allem die schlanke Benutzeroberfläche sowie die absolut intuitive Bedienung sprechen für die mobile Fallübergabe.

Gläubiger haben die Möglichkeit mehrere Inkassofälle gleichzeitig zu übergeben, ohne die Daten jeden einzelnen Schuldners in die entsprechende Maske des Onlineformulars einzugeben. Sind die relevanten Schuldnerdaten schon in einer Excel Tabelle erfasst, kann diese in ein maschinenlesbares Format (.csv, .xls, .txt) exportiert werden. PNO bietet dazu eine Importvorlage an. Die Datei kann dann im Mandantenportal hochgeladen werden. Anschließend werden Dateidaten ausgelesen und die Schuldnerdatenmaske automatisch und virtuell ausgefüllt. Ein Abtippen einzelner, bereits erfasster Daten ist also nicht notwendig.

Der maschinenlesbare Datenexport ist vor allem für Mandanten interessant, die mehrere Inkassofälle übergeben möchten, sich aber die verhältnismäßig zeitintensive manuelle Eingabe sparen wollen. Da bei dieser Variante nur noch Export und Upload manuell durchgeführt werden müssen, verringert sich der Zeitaufwand für die Übergabe. Eine vormalige dezidierte Erfassung von Schuldnerdaten in einem der vorgegebenen Formate ist jedoch notwendig.

Nutzen gewerbliche Mandanten ein Enterprise Ressource Planing-System (ERP) zur Steuerung und Überwachung ihres Unternehmens, bietet es sich an, offene Forderungen direkt aus diesem System heraus zu übergeben. Dies wird über eine bidirektionale Schnittstelle zwischen dem mandanteneigenen ERP System und der Forderungsfallübergabe des Inkassodienstleisters ermöglicht. Die Fallübergabe funktioniert dann vollautomatisch und nach vordefinierbaren Kriterien, sobald die beiden Systeme miteinander verknüpft sind. Eine manuelle Eingabe von Daten entfällt, da die entsprechenden Parameter ja ohnehin schon im ERP System hinterlegt sind.

Die Schnittstellenanbindung ist theoretisch von jedem ERP System aus möglich. Eine Schnittstellenvorbereitung ist standardmäßig bereits in SAP, Actindo, TL Software und KS-Fitness integriert. Was bedeutet das nun für die Nutzung der Schnittstelle?

Die Übergabeschnittstelle kann man sich vorstellen wie ein doppeltes Portal: Die Tür auf PNO-Seite existiert bereits. In den o.g. ERP Systemen existiert die andere Tür auch schon. Die beiden Türen müssen also nur aufgeschlossen und geöffnet werden, damit die schnittstellenbasierte Inkassoübergabe funktioniert. In anderen ERP-Systemen existiert die Tür auf Mandantenseite noch nicht und muss über eine Anprogrammierung der PNO Schnittstelle erst geschaffen und geöffnet werden. Dies kann jeder Inkassomandant, der ein ERP-System nutzt, individuell von seinem eigenen ERP-System aus durchführen lassen. Die Entwickler von PNO inkasso stehen hier gerne für eine konstruktive Integration zur Seite.

Naturgemäß stehen Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, im Fokus dieser Übergabevariante. Die Auseinandersetzung mit einer Schnittstellenanbindung lohnt sich dann, wenn eine Vielzahl an Inkassofällen schnell und ohne zusätzlichen Aufwand übergeben werden soll. Ist die Schnittstelle nämlich einmal anprogrammiert, laufen alle weiteren Schritte vollautomatisch. Auch die Fortschrittsrückmeldung zum Bearbeitungsstand erfolgt vom PNO System an das angeschlossene Mandanten ERP System, ohne weiteren Aufwand. Je größer also das Unternehmen und je mehr Forderungsausfälle übergeben werden sollen, desto eher lohnt die Anbindung an das PNO Forderungsmanagement via ERP-Schnittstelle.

Neben den hier gezeigten technologiebasierten Varianten zur Forderungsübergabe, können Inkassosachen freilich auch telefonisch, via Fax oder E-Mail und schriftlich übergeben werden. Die Nutzung moderner Informationstechnologie ist jedoch effektiv, unmissverständlich und schnell. Welche Variante für den konkreten Forderungsfall am besten geeignet ist, kann dabei jeder Mandant selbst entscheiden.