Inkassoauftrag: Forderungen übergeben…und dann?

Wer einen Inkassoauftrag erteilt, übergibt genaugenommen einfach eine zahlungsgestörte Forderung an einen entsprechenden Dienstleister im Forderungsmanagement. Damit der Dienstleister am anderen Ende seinen Auftrag, sprich die Realisierung des offenen Postens, auch ordnungsgemäß ausführen kann, kommt es schon beim Erteilen des Inkassoauftrages auf unterschiedliche Faktoren an. Welche das sind, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Mann tippt auf dem Smartphone

Denn schon beim Inkassoauftrag selbst lassen sich die Weichen für die erfolgreiche Realisierung sehr gut stellen. Neben Datenqualität, Alter der Forderung, der eigenen Einstellung zum Forderungsmanagement und dem Umfeld, in dem die Forderung tatsächlich entstanden ist, spielt auch das Vertrauensverhältnis zwischen Mandanten und Inkassodienstleister eine tragende Rolle.

Was muss der Inkassoauftrag
alles enthalten?

Früher wurde ein Inkassoauftrag per Brief gestellt. Heute geht alles viel einfacher und schneller, denn die Daten, die so ein Inkassoauftrag enthalten muss, lassen sich natürlich ohne weiteres elektronisch übermitteln. Wichtig sind dabei die Details des Gläubigers, die des Schuldners und natürlich die Forderungsdaten selbst. Um welche Höhe geht es? Aus welcher Konstellation heraus ist die Forderung entstanden? Wie sieht das Schuldverhältnis aus? Wurden schon Teilzahlungen geleistet? All diese Informationen helfen dem Inkassodienstleister ganz erheblich in der Realisierungsarbeit. Also: Je mehr Informationen zu einer Forderungssache weitergegeben werden, desto breiter können sich Inkasso Büros in der Realisierungsarbeit aufstellen.

Übergabeoptionen

Für die Fallübergabe selbst steht inzwischen ein breites Spektrum an Möglichkeiten zur Verfügung. Fax, Onlineformular und Inkasso APP sind dabei besonders für die Einzelfallübergabe gefragt. Aber auch große Lösungen für den Sammelexport oder die komplette Schnittstellenanbindung bieten moderne Dienstleister heute an:

  • Onlineübergabe über die Webseite des Dienstleisters (lohnt bei einzelnen oder wenigen Fällen)
  • mobile Übergabe via Inkasso APP
  • Forderungsimport; dann werden mehrere Fälle gleichzeitig über eine entsprechende Importvorlage übergeben (lohnenswert ab ca. 40 Fällen)
  • die ganz große Lösung über die direkte Anbindung einer bestehenden ERP-Software via Inkassoschnittstelle für die voll- oder teilautomatisierte Übergabe

Über all diese Wege landen Inkassoaufträge beim Dienstleister. Dieser übernimmt sie dann in seine Inkasso-Software und startet quasi umgehend in die Bearbeitung. Sämtliche Fortschritte, die sich aus der der Fallbearbeitung ergeben, können Mandanten live mitverfolgen. Das funktioniert über alle Portale, in der APP oder sogar als Retunfeed in die eigene ERP-Software.

Was passiert nach der Übergabe?

Nach der Übergabe des Inkassoauftrages, beginnt das Inkassobüro mit der Bearbeitung der Fälle. Sie ist in mehrere Schritte gegliedert, die der Dienstleister für den Gläubiger übernimmt.

1. Vorgerichtliches Inkasso

Der erste Schritt nach der Übergabe zahlungsgestörter Forderungsangelegenheiten an einen Dienstleister im Forderungsmanagement ist immer die erste Mahnung – natürlich vorausgesetzt, die Daten des Falls geben das her. Gibt es beispielsweise keine aktuelle Schuldneradresse, braucht es vor der ersten Mahnung erst einmal eine Adressrecherche. Nur dann ist das Inkassomahnverfahren überhaupt sinnvoll.

Das Inkasso selbst folgt dabei einem standardmäßigen Ablauf. So sind in aller Regel zwei Inkassomahnungen, das telefonische Mediativinkasso und (wenn gewünscht) eine Rechtsanwaltsmahnung vorgesehen.

2. Gerichtliches Mahnverfahren

Stellt sich der gewünschte Effekt – nämlich die Zahlung – im vorgerichtlichen Inkasso nicht ein, steht die Frage nach dem Einstieg in ein gerichtliches Mahnverfahren im Raum. Dafür sprechen eine ganze Reihe an Vorteilen:

  • im gerichtlichen Mahnverfahre lassen sich die beiden Ziele Titulierung und Realsierung gleichzeitig verfolgen
  • mit dem Antrag auf Mahnbescheid wird die Verjährung gehemmt
  • Mahn- und Vollstreckungsbescheid sind offizielle Gerichtsdokumente und verdeutlichen die Ernsthaftigkeit der Angelegenheit
  • Über die Titulierung sind Forderungen für mindestens 30 Jahre abgesichert, und zusätzlich eröffnet sich das Instrumentarium der Zwangsvollstreckung

Wer ein Argument gegen den Einstieg in ein gerichtliches Mahnverfahren finden will, wird sich grundsätzlich schwer tun. Allein die Gerichtskosten mögen ein Hemmnis darstellen. Jedoch: Auch diese Kosten stellen einen sogenannten Verzugsschaden dar und sind damit schlussendlich von Schuldnerseite zu tragen.

3. Zwangsvollstreckung

Der ganz große Bonus in der Zwangsvollstreckung ist der Titel. Denn ohne ihn sind Vollstreckungsmaßnahmen nicht möglich. So lässt sich dann über unterschiedliche Pfändungsmaßnahmen oder einen Auftrag an den Gerichtsvollzieher auf schuldnerische Vermögenswerte zugreifen.

4. Überwachung

Hat man erst mal einen Titel erwirkt, richtet sich das Titelmanagement ganz nach den Wünschen des Gläubigers. Durch ein kontinuierliches Bonitätsmonitoring wird die Finanzsituation des Schuldners geprüft. Dadurch werden Zugriffsmöglichkeiten offenbar, und die Realisierung schreitet voran.

Fazit

Erst durch einen erfolgreichen Inkassoauftrag können die Weichen für weitere Schritte gestellt werden. Denn je besser die Daten, desto besser die Bearbeitung und damit auch die Erfolgsaussichten.

Veröffentlicht unter Gläubigerservice
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