Wer seine offenen Posten ins professionelle Forderungsmanagement geben will, kommt um den Inkassoauftrag nicht herum. Worauf es dabei wirklich ankommt und was Gläubiger tun können, um die Realisierungschancen von vorn herein zu maximieren, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.
Dabei gliedert sich der Inkassoauftrag grundsätzlich in drei Teilabschnitte. Die Daten, die Gläubiger hier an ihren Inkassodienstleister übergeben, bilden den Ausgangspunkt in der Realisierungsarbeit:
- Gläubigerdaten
- Schuldnerdaten
- Forderungsdaten
Dass ein Inkassoauftrag die Daten des Gläubigers enthalten muss, ist sonnenklar, denn in der Inkassobearbeitung muss natürlich deutlich werden, für wen das Inkasso Unternehmen arbeitet. Also kein Hexenwerk.
Schuldnerdaten
Bei den Schuldnerdaten steckt der Teufel dagegen tatsächlich im Detail: Ist der Name richtig geschrieben? Stimmt die Adresse? Ist ein Geburtsdatum bekannt? Liegt bei minderjährigen Schuldnern eine Einwilligung der gesetzlichen Vertreter (Eltern) vor? Sind dann die Eltern die eigentlichen Schuldner? Jede Menge Fragen.
Wer solche Details zu seinem Schuldner nicht kennt, kann selbstverständlich trotzdem einen Inkassoauftrag übergeben, muss sich aber darüber im Klaren sein, dass relevante Daten – allen voran eine gültige Zustelladresse – unter Umständen ermittelt werden müssen. Diesen Service bieten Inkassodienstleister selbstverständlich an, es sollte aber klar sein, dass dafür Kosten entstehen, die (zunächst) vom Gläubiger zu tragen sind. Wer also Möglichkeiten hat, selbst an möglichst viele aktuelle Schuldnerdaten zu kommen, ist gut beraten, diese Kanäle zu nutzen. Denn je besser die Datenbasis, desto eher kann die Realisierungsarbeit beginnen.
Forderungsdaten
Auch bei den Forderungsdaten kommt es auf Präzision an. So ist die Forderungshöhe bspw. Grundlage für die weitere Berechnung von Zinsen und Gebühren. Wenn hier ein fehlerhafter Wert, bspw. mit einem Zahlendreher, übergeben wird, zieht sich der Fehler im schlimmsten Fall bis zum Schluss durch.
Besonderes Augenmerk erfordert im Inkassoauftrag die Forderungsart. Dabei handelt es sich um kein Freitextfeld, sondern das Übergabeformular verlangt eine Auswahl aus unterschiedlichen Forderungsarten. Das hat einen einfachen Grund: Die Forderungsarten entsprechen bereits in der initialen Übergabe der richtigen Benennung, die unter Umständen in der Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens nötig werden könnte. Der Gesetzgeber sieht hier nämlich eine Reihe präziser, sog. Katalognummern vor.
Exkurs: Katalognummern
Hinter den Katalognummern verbergen sich genau 59 unterschiedliche Forderungsarten, die genauestens benannt sind. Katalognummer 14 bspw. bedeutet Lagerkosten, und nur Lagerkosten. Gäbe es diese Katalognummern nicht, würde der eine Mahnbescheid bspw. auf Lagerkosten lauten, und im nächsten stünde Kosten für die Lagerung. Das würde dazu führen, dass eine zügige, formale Prüfung der Mahnanträge nicht mehr möglich wäre, und die Bearbeitungsdauer bei den Mahngerichten wüchse. Entsprechend handelt es sich bei der korrekten Benennung der Forderungsart um sinnvoll investierte Zeit, da es im Mahnwesen immer um Präzision geht.
Fazit
Beim Inkassoauftrag kommt es auf möglichst viele, möglichst präzise Angaben an. Je mehr Informationen der Inkassodienstleister hat, desto mehr Wege in der Realisierung stehen ihm offen. Und das bedeutet: Die Chancen für einen zeitnahen Erfolg wachsen.
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