Kommunikation ist alles

Wir dachten uns, wenn wir uns schon Transparenz auf die Fahne schreiben, können wir unseren Blog auch nutzen, um einen kleinen Einblick in unsere Abläufe zu gewähren. Deshalb haben wir unsere Kollegin Kerstin Karl zu ihrem Berufsalltag interviewt und präsentieren das Ergebnis in diesem kurzen Blogbeitrag.

PNO-Redaktion: Kerstin, kannst Du unseren Lesern einen kleinen Eindruck davon geben, was Du den ganzen Tag über bei uns machst?
Kerstin Karl: Sehr gerne. In bin in der vorgerichtlichen und gerichtlichen Sachbearbeitung tätig. In der Regel beginnt mein Arbeitstag damit, dass ich den Eingang neuer Akten prüfe. Ganz neu übergebene Fälle tauchen in unserer Bearbeitungssoftware immer zuerst auf und dann geht es darum, die Daten auf Vollständigkeit zu prüfen.

PNO Redaktion: Was meinst Du damit genau?
Kerstin Karl: Manchmal wurden bei der Fallübergabe kleine Flüchtigkeitsfehler gemacht. Beispielsweise Zahlendreher in der Postleitzahl des Schuldners oder es wurden keine Kontaktdaten angegeben. Solche Lücken schließe ich zuallererst, weil nur so ein zielgerichtetes Inkasso überhaupt möglich ist.

PNO-Redaktion: Wie geht es dann weiter?
Kerstin Karl: Wir starten noch am selben Tag, an dem ein Fall an uns übergeben wurde, mit der Bearbeitung und versenden die erste Mahnung an den Schuldner. Weil die Post bei uns immer vormittags raus geht, dauert es so maximal 24 Stunden, bis das erste Mahnschreiben unsere Poststelle verlässt.

PNO-Redaktion: Wie genau funktioniert das mit der ersten Mahnung?
Kerstin Karl: Da muss ich sagen, dass wir als Sachbearbeitung extrem von der Arbeit unserer Abteilung IT & Entwicklung profitieren. Der gesamte Prozess funktioniert automatisch. Wir können aber trotzdem den Mahnschreiben noch eine persönliche Note geben, wenn es erforderlich ist. Dadurch steigen wir schnell ins Mahnwesen ein und es geht keine Zeit verloren.

PNO-Redaktion: Und nach der ersten Mahnung werden die offenen Forderungen dann sofort bezahlt?
Kerstin Karl: Das wünschen wir uns natürlich für unsere Mandanten, ganz so schnell geht es aber nicht immer. Tatsächlich ist die Quote der offenen Forderungen, die direkt und vollumfänglich nach der ersten Mahnung bezahlt werden, aber ziemlich gut. Selbstverständlich sind wir mit den weiteren Mahnschritten und auch dem gerichtlichen Mahnverfahren darauf eingestellt, einen Forderungsfall von Anfang bis Ende zu begleiten.

PNO-Redaktion: Wie geht es weiter, wenn eine offene Forderung nicht nach der ersten Mahnung bezahlt wird?
Kerstin Karl: Mit der Zweiten. Außerdem folgt dann eine Bonitätsprüfung des Schuldners und wir führen unser Telefoninkasso durch. Das ist der übliche Inkassoprozess bei uns. Wenn diese Maßnahmen immer noch nicht zum Erfolg führen, versenden wir eine Mahnung über unsere Partnerkanzlei. Damit gelingt es häufig, offenen Forderungen den nötigen Nachdruck zu verleihen und auch Schuldner, die vielleicht bis dahin auf eine Aussitztaktik gesetzt haben, melden sich bei uns.

PNO-Redaktion: Und darum geht es?
Kerstin Karl: Ja. Nur wenn wir mit den Schuldnern kommunizieren, können wir überhaupt eine Zahlungslösung erarbeiten. Deshalb ist auch das Telefoninkasso so wichtig. Viele Schuldner sind regelrecht froh, wenn sie jemandem am anderen Ende der Leitung haben, der Einsicht in den Forderungsfall hat und mit dem man einen funktionierenden Tilgungsplan erarbeiten kann. Das sind dann die Momente, in denen das Konzept Mediativinkasso ganz direkt greift und wir nach den Mandantenvorgaben mit dem Schuldner verhandeln.

PNO-Redaktion: Zum Schluss noch eine letzte Frage: Was macht Dir am meisten Spaß an der Arbeit?
Kerstin Karl: Mir gefällt es, wenn die offenen Forderungen bezahlt werden und ich unseren Mandanten die Vollzahlung mitteilen kann. Da können wir unseren Erfolg direkt in handfesten Zahlen ablesen und das ist schon immer ein tolles Gefühl.

Fazit

Natürlich konnten wir in dem kurzen Interview nicht alle Fragen beantworten. Wer noch etwas anders wissen möchte, kann gerne die Kommentare nutzen, dann leiten wir die Fragen weiter und kümmern uns um eine Antwort.