E-Invoicing: 5 Chancen im Forderungsmanagement

E-Invoicing, sprich der standardisierte Austausch verschlüsselter Rechnungsdaten, wird schon in wenigen Jahren nicht mehr aus dem ökonomischen Betrieb im EU-Binnenmarkt wegzudenken sein. Dabei bietet das Prinzip auch entscheidende Vorteile in Sachen Forderungsmanagement, speziell in der Fallübergabe, Gerichtskostenabwicklung und Fremdgelddurchleitung. Wie genau sich diese Chancen effektiv nutzen lassen, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Im E-Invoicing geht es in erster Linie um den Austausch von Rechnungsdaten. Jedoch bietet die Vollautomation im Rechnungswesen auch komplett neue Ansatzmöglichkeiten für die Zahlungseingangskontrolle und keine Zahlungsstörung bleibt mehr unentdeckt. Das funktioniert über eine Rücklaufkontrolle. Verzögert sich die Bezahlung einer Rechnung, sprich gerät ein Kunde in Verzug, schlägt die E-Invoicing Software Alarm und das Forderungsmanagement kann eingeleitet werden.

Über E-Invoicing lassen sich zahlungsgestörte Forderungen automatisch übergeben. Das funktioniert aktuell zwar auch schon über eine Schnittstellenanbindung im ERP-System, jedoch nicht nach verbindlichen Standards. Solche Standards gibt es aktuell nämlich noch nicht. Im E-Invoicing wird es möglich, die EU-weit standardisierten Rechnungsdaten, die ohnehin schon vorliegen, im Forderungsmanagement zweitzuverwerten. Damit sind Forderungsmanagement und Fallübergabe an einen Inkassodienstleister nicht nur integriert, sondern auch automatisch standardisiert.

Auch für die Geschäftsbeziehung zwischen Inkassodienstleister und Inkassomandant bringt das E-Invoicing entscheidende Vorteile. Die Kosten, die im Forderungsmanagement entstehen (können), bspw. für Mahnbescheide im gerichtlichen Mahnverfahren, sind dadurch nach einem verbindlichen Standard abrechenbar. Damit sind Inkassoabrechnungen ebenfalls ins E-Invoicing integriert und dadurch auch technisch komplett transparent.

Auf der anderen Seite erleichtert E-Invoicing die Durchleitung der offenen Forderungsbeträge, wenn diese realisiert wurden. Gerade im Onlinehandel oder Fitnessbereich, wo eine Vielzahl an Forderungen ins Inkasso gehen, vereinfacht E-Invoicing die Zuordnung von Durchleitungsbeträgen. Auch in diesem Zusammenhang spielt die Standardisierung eine zentrale Rolle: Die realisierten Beträge werden über die Rechnungsdaten korrekt und automatisch zugeordnet.

Insgesamt wird die Buchhaltung massiv vereinfacht. Händisches aus- und umbuchen fällt mittelfristig komplett aus dem buchhalterischen Aufgabenfeld. Die Rechnungsdaten codieren jeden Zahlungsein- und ausgang eindeutig und ordnen dadurch sowohl Kosten für Inkasso als auch Erträge aus dem Inkasso richtig zu. Dabei bleiben alle Transaktionen und Buchungsvorgänge transparent und nehmen dem Buchhalter die letzte Entscheidung nicht ab.

Fazit

E-Invoicing ist ein entscheidender Schritt in Richtung eines automatisierten Zahlungsverkehrs in der Wirtschaft des europäischen Binnenmarktes. Die Chancen im Forderungsmanagement sind dabei beachtlich, besonders, weil E-Invoicing die Möglichkeiten im Datenaustausch sinnvoll und effektiv nutzt.