5 Wege für den Umgang mit offenen Forderungen

Was tun, wenn Kunden nicht zahlen und Forderungen offen bleiben? Die Sache einfach aussitzen? Eine oder mehrere Zahlungserinnerungen schicken? Die Sache direkt ins Inkasso abgeben? Wir verhält man sich in dieser Situation angemessen? In diesem Blogbeitrag zeigen wir 5 Wege, wie der Umgang mit offenen Posten aussehen kann.

Offene Posten einfach auszusitzen und sie schlussendlich auszubuchen ist dabei die mit Abstand schlechteste Option. Denn das bedeutet nicht nur, auf berechtigte Ansprüche zu verzichten, sondern sendet auch das genau falsche Signal in den Markt. Was es also immer braucht, ist ein Plan B für den professionellen Umgang mit offenen Posten. Inkasso und Forderungsmanagement bieten gute Erfolgsaussichten und stellen die Strategie für weiterführende Maßnahmen von Beginn an auf stabile Füße.

1. Kundenkommunikation

Die naheliegendste Strategie ist beim Umgang mit offenen Forderungen nicht die Schlechteste. Denn unterm Strich sind alle weiteren Maßnahmen – sei es nun im vorgerichtlichen Inkasso oder in der Zwangsvollstreckung – nichts anderes, nur dass eben jemand anders die Kommunikation auf einer anderen Grundlage übernimmt.

Insofern ist es durchaus legitim, beim Kunden nachzufragen, wo das Geld bleibt. Häufig wurden Überweisungen schlicht vergessen, sind im Alltagsstress untergegangen oder wurden immer wieder auf morgen verschoben. Hinter der Zahlungsstörung steckt also keine böse Absicht. Wer seine Kunden persönlich kennt und mit ihnen umzugehen weiß, tut sich sicherlich einen Gefallen, wenn er seinen säumigen Zahler bei passender Gelegenheit einfach auf die vergessene Überweisung anspricht. So einfach kann es manchmal sein.

2. Zahlungserinnerung

Sozusagen die nächste Stufe der Kommunikation mit Schuldnern ist die betriebliche Zahlungserinnerung. Zahlungserinnerung ist dabei übrigens nichts anders als ein Euphemismus für Mahnung, wobei das von den meisten Kunden verstanden wird.

Wichtig bei der Zahlungserinnerung ist, dass sie zügig, also zeitnah nach dem verfehlten Zahlungsziel verschickt wird. Außerdem sollte das Anliegen, sprich der Zahlungseingang zu einer festen Nachfrist, deutlich formuliert sein. Und auch ein Satz wie „Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir die Forderungsangelegenheit zur weiteren Bearbeitung an [Inkassodienstleister mit Namen] übergeben, sollten wir bis [Nachfrist] keinen Zahlungseingang verbuchen können“ ist durchaus sinnvoll. Denn das zeigt auf freundliche aber bestimmte Weise, dass es ein professionelles Inkasso Büro in der Hinterhand gibt.

3. Professionelles Inkasso

Konsequenterweise werden Fälle, in denen die Zahlungserinnerung nicht zum gewünschten Ergebnis geführt hat, dann auch tatsächlich an einen Inkassodienstleister übergeben. Das bietet für Gläubiger mehrere Vorteile:

1. das Forderungsmanagement liegt in professionellen Händen
2. die Abwicklung der Sache bindet keine eigenen Ressourcen mehr
3. Inkasso funktioniert kostenneutral, da sämtliche Kosten als Verzugsschaden zulasten der Schuldnerseite gehen
4. die Schuldnerkommunikation bekommt einen professionellen Unterbau, denn sie ist das Kerngeschäft eines entsprechenden Dienstleisters
5. die Realisierungschancen steigen, weil ein Inkassodienstleister einen besseren Hebel in der Arbeit an offenen Posten hat (Stichwort: SCHUFA Meldung)

Zusätzlich bringt ein professionelles Forderungsmanagement die notwenige Stringenz in die Verfolgung offener Posten: Die einzelnen Mahnstufen in der vorgerichtlichen Arbeit bauen aufeinander auf und bereiten zugleich weitere Schritte, wie das gerichtliche Mahnverfahren sinnvoll vor.

4. Gerichtliches Mahnverfahren

Dieses gerichtliche Mahnverfahren ist sodann der vierte Weg, auf dem sich offene Posten verfolgen lassen. Denn rein rechtlich braucht es keinen der bisherigen Schritte, um einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides zu stellen. Einzige Voraussetzung: Die Forderung muss in Verzug sein. Und dieser Verzug setzt automatisch nach 30 Tagen ein. Wer sich Kundenkommunikation, Zahlungserinnerung und Inkasso sparen möchte, kann dementsprechend ohne weiteres sofort in ein gerichtliches Mahnverfahren einsteigen. Trotzdem ist es freilich sinnvoll, im Vorfeld andere, sanftere Wege zu beschreiten.

Der Mahnbescheid ist jedoch nichtsdestoweniger immer sinnvoll, denn er hemmt die Verjährung effektiv und bereitet die Titulierung einer offenen Forderung via Vollstreckungsbescheid ordentlich vor. Als Mahnstufe nach dem Inkasso bleibt er zudem immer eine Option.

5. Zwangsvollstreckung

Die Zwangsvollstreckung steht – anders als alle bisherigen Wege zum Umgang mit offenen Forderungen – nicht für sich allein. Sie muss über ein gerichtliches Mahnverfahren oder sonst einen Weg der Titulierung aktiv erschlossen werden. Denn nur mit einem vollstreckungsfähigen Titel lassen sich Maßnahmen wie Konto- oder Lohnpfändungen oder auch der Auftrag an den Gerichtsvollzieher veranlassen. Diese Vollstreckungsmaßnahmen bedeuten einen zwangsweisen Zugriff auf schuldnerisches Vermögen, dem sinnigerweise immer ein ordentliches Bonitätsmonitoring beigestellt sein sollte.