Wie das Inkassoverfahren abläuft

Professionelles Forderungsmanagement ist vor allem deshalb professionell, weil es einem ganz bestimmten Plan folgt. Für das Inkassoverfahren gibt es einen feststehenden Ablauf, der bestimmte Fristen, präzise formulierte Aktivitäten und einen festen Handlungsrahmen vorsieht. Zugleich fungiert der Ablauf auch als Vorbereitung für ein gerichtliches Mahnverfahren, sollte dies nötig werden. Wir genau die Maßnahmen im Inkasso ineinandergreifen zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Ablaufplan zeigt Inkassoverfahren

Vorab eine kurze Begriffskunde zum Inkassoverfahren: In einer Gesamtbetrachtung aller Phasen, die es im Forderungsmanagement-Prozess gibt, beschreibt Inkasso die Zeitspanne nach einem betrieblichen Mahnwesen und vor der Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Es ist damit einerseits die Professionalisierung der Verfolgung offener Posten und andererseits die Idee, Schuldnern wie Gläubigern eine Option vor dem gerichtlichen Mahnwesen an die Hand zu geben. Das hat mehrere Vorteile:

  • Der Übergang zwischen betrieblicher Zahlungserinnerung und gerichtlichem Mahnbescheid wird abgefedert
  • Schuldner haben die Möglichkeit, gerichtliche Gebühren zu vermeiden
  • Gläubiger bekommen professionelle Unterstützung im Mahnwesen
  • Die Frist, binnen der Schuldner sich der Angelegenheit annehmen können, wird gestreckt
  • Der Schuldnerdialog wird professionell und nicht emotional geführt
  • Gläubiger nutzen das Netzwerk eines Profis, wenn bspw. Adressdaten veraltet sind und ermittelt werden müssen
  • Der gesamte Ablauf ist in einer Hand und es kursieren nicht unterschiedliche Sachstände
  • Im Mediativinkasso lassen sich Zahlungslösungen auf Augenhöhe vereinbaren

Vorgerichtliches Inkasso

Auf das betriebliche Mahnwesen, das in der Regel eine einzelne Zahlungserinnerung bzw. betriebliche Mahnung umfasst, folgt das Inkassoverfahren. Ist eine offene Forderung einmal an einen entsprechenden Dienstleister im Forderungsmanagement übergeben, startet das Inkasso praktisch sofort: Die erste Inkassomahnung erreicht Schuldner maximal drei Tage nach der Fallübergabe, wenn die angegebene Adresse (noch) korrekt ist. Hier kommt es manchmal auch zu einer Rückpost, weil Schuldner verzogen sind, ohne einen Nachsendeantrag zu stellen oder dieser inzwischen ausgelaufen ist. Das kann bei Fällen vorkommen, die erst nach einigen Monaten oder sogar erst nach Jahren an einen professionellen Dienstleister gehen. Dann braucht es eine Adressrecherche, die Inkassodienstleister in aller Regel miterledigen.

Wenn dann eine ordentliche und vor allem zustellfähige Adresse zum Schuldner vorliegt, geht es richtig los: Die erste Inkassomahnung wird (erneut) versandt, diesmal aber auch zugestellt. Schuldner haben dann rund 14 Tage Zeit, um die Inkassomahnung zu bezahlen oder sich zu der Sache einzulassen. Bleibt diese Chance ungenutzt, verschickt das Inkasso Büro die zweite Inkassomahnung und gibt Schuldnern erneut Gelegenheit, sich um die Forderungsangelegenheit zu kümmern.

Schritt drei im Inkassoverfahren ist dann das Telefoninkasso. Speziell geschulte Inkassosachbearbeiter kontaktieren den Schuldner telefonisch und engagieren sich für eine vernünftige Zahlungslösung. Solche Zahlungslösungen sehen regelmäßig Ratenzahlungspläne vor, die sich wiederum an den Lebensrealitäten des Schuldners orientieren und auch machbar sind. So bleiben Geschäftsbeziehungen erhalten und die Realisierungsarbeit ist erfolgreich.

Auch wenn sich viele Forderungsangelegenheiten im Telefoninkasso auflösen lassen, gibt es doch einen gewissen Anteil, in dem hier keine Zahlungsvereinbarung zu Stande kommt. Dann bleibt die Rechtanwaltsmahnung als letzte vorgerichtliche Option. Gläubiger können dann selbst entscheiden, ob sie ein entsprechendes Mahnschreiben über einen eigenen oder eine Verbundkanzlei des Inkassodienstleisters versenden lassen möchten.

Gerichtliches Mahnverfahren, Titulierung & Zwangsvollstreckung

Auch wenn die (optionale) Rechtsanwaltsmahnung das vorgerichtliche Forderungsmanagement abschließt, bleiben sämtliche Optionen in der gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen damit unberührt: Gläubiger können – allein oder mit Unterstützung durch den Inkassodienstleister – in ein gerichtliches Mahnverfahren einsteigen. Das funktioniert über den Antrag auf Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht, die Vorarbeit eines Inkassodienstleisters, bspw. die ordentlich recherchierte Zustelladresse, zahlt sich hier regelmäßig aus.

Ziel des gerichtlichen Mahnverfahrens bleibt der Forderungseinzug, hinzu kommt aber noch die Titulierung. Vollstreckungsbescheide (Teil 2 im gerichtlichen Mahnverfahren) gelten dabei nämlich als vollwertige Titel und sind Urteilen oder gerichtlichen Vergleichen ebenbürtig. Sie sichern Forderungen für 30 Jahre ab und ermöglichen die Zwangsvollstreckung. Via Pfändung oder Auftrag an den Gerichtsvollzieher ist dann der zwangsweise Zugriff auf Schuldnervermögen möglich und Gläubiger bekommen ein starkes Werkzeug an die Hand.

Fazit

Der geradlinige Ablauf im Inkassoverfahren lenkt die Realisierungsarbeit in geordnete Bahnen. Er gibt Gläubigern einen sinnvollen Handlungsrahmen vor, ermöglicht Schuldnern einen vernünftigen Ausweg aus der Misere und stellt weitere Schritte in der Realisierungsarbeit auf einen soliden Unterbau.

Veröffentlicht unter Gläubigerservice
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