Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Wenn der Kunde nicht nicht zahlt, ist das nicht nur echtes Ärgernis, das frisst auch Zeit, die für das Mahnwesen anfällt, und kosten bares Geld. Und das sogar im doppelten Sinne, denn es fehlt ja nicht nur die längst fällige Zahlung der Kasse, sondern die Verfolgung der offenen Forderung verursacht zusätzliche Kosten, weil sich jemand um das Mahnwesen kümmern muss. Wie also verhält man sich richtig, wenn Kunden nicht zahlen? Mit welchen Kniffen lässt sich ein Mahnwesen effizient aufziehen und wann lohnt die Übergabe solcher offenen Forderungsangelegenheiten an einen Profi?

Gute Nachrichten: Forderungsmanagement funktioniert heute komplett kostenneutral. Das bedeutet, sämtliche Kosten, die im Inkasso anfallen (können), also Ermittlungskosten, Bonitätsabfragen, Gebühren usw. gehen samt und sonders zu Lasten des Schuldners. Außerdem gibt es auch keine „geringwertigen Forderungen“ mehr. Damit lohnt sich auch die Verfolgung kleinerer Forderungen über die volle Distanz im Forderungsmanagement, sollte dies erforderlich sein. Doch von Anfang an …

Freundliche Zahlungserinnerung

Der allererste Schritt in einem ordentlich aufgezogenen Forderungsmanagement ist nicht erst die Zahlungserinnerung, sondern genaugenommen schon die korrekte Rechnungslegung. Wer hier rechtskonform und sauber arbeitet, macht sich unangreifbar und schützt seine Ansprüche von Anfang an. Bleiben Zahlungen trotzdem aus, wird also das angegebene Zahlungsziel verfehlt, lohnt es immer, eine eigene betriebliche Mahnung zu verschicken.

Eine solche Zahlungserinnerung ist in der Regel freundlich, aber eindeutig formuliert. Sie setzt eine Nachfrist und –das ist besonders wichtig – enthält auch schon den unmissverständlichen Hinweis darauf, dass ein weiteres Ausbleiben der Zahlung zur Übergabe der Angelegenheit an einen spezialisierten Inkassodienstleister führt. Dabei empfiehlt es sich, den entsprechenden Dienstleister auch schon tatsächlich beim Namen zu nennen. So ist der Spezialist schon einmal eingeführt, sodass es beim Kunden kein vermeintlich böses Erwachen geben kann und die nächste Eskalationsstufe im Forderungsmanagement wird sauber vorbereitet.

Rein rechtlich bräuchte es übrigens gar keine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung. Sobald eine Forderung nämlich in Verzug ist, lässt sie sich ohne weiteres ins Inkasso bzw. ein gerichtliches Mahnverfahren übergeben. Jedoch ist die Zahlungserinnerung immer eine gute Option, die für Kundenfreundlichkeit sorgt und hilft, säumige Zahler, die die Überweisung tatsächlich nur übersehen haben, von echten Schuldnern zu unterscheiden, die es womöglich auf eine Eskalation anlegen. Eine zweite oder gar dritte Mahnung braucht es dagegen nicht. Sonst erweist sich das betriebliche Mahnwesen am Ende womöglich als Papiertiger.

Professionelles Forderungsmanagement

Reagieren Kunden nicht auf die Zahlungserinnerung, ist die Übergabe der Sache an ein Inkasso Büro der nächste logische Schritt. Das funktioniert über ein entsprechendes Online-Formular, per Datenexport oder über eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware. Je nachdem, welche technologische Lösung hier für den individuellen Anwendungsfall in Frage kommt.

Liegt die Forderungsangelegenheit dann beim Inkassodienstleister, startet der reguläre Ablauf im professionellen Forderungsmanagement. Der sieht üblicherweise vier Schritte vor:

1. 1. Inkassomahnung
2. 2. Inkassomahnung
3. telefonisches Mediativinkasso
4. eine (optionale) Rechtsanwaltsmahnung

Dabei sind freilich nicht immer alle Schritte erforderlich, wenn der Schuldner früher zahlt. Die realisierte Forderung wird dann komplett an den Inkassomandanten ausbezahlt, die gesetzlichen Inkassogebühren gehen als sog. Verzugsschaden zu Lasten des Schuldners.

Weitere Schritte

Mit der inkassomäßigen Bearbeitung sind die Möglichkeiten im Forderungsmanagement jedoch lange nicht ausgeschöpft: Führt das Inkasso nicht zum Erfolg, lässt sich ein gerichtliches Mahnverfahren anschließen. Dabei ist dann ein zweistufiges System mit Mahn- und Vollstreckungsbescheid vorgesehen. Schuldner haben immer die Möglichkeit zu bezahlen, und der (unwidersprochene) Vollstreckungsbescheid gilt als vollwertiger Titel. Damit sind dann die Zwangsvollstreckung, unterschiedliche Pfändungsmaßnahmen und der Auftrag an den Gerichtsvollzieher möglich. Und weil solche Titel Forderungen für rund 30 Jahre absichern, können Gläubiger auch in die Titelüberwachung einsteigen.

Wenn der Kunde nicht zahlt, ist das also kein Grund zu kapitulieren. Wer sich ordentlich aufstellt und die Möglichkeiten im professionellen Forderungsmanagement für sich richtig nutzt, hat gute Chancen zu seinem Geld zu kommen.