So funktioniert eine saubere Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist in jedem Unternehmen ein ganz zentrales Thema. Dass es dafür aber einen eigenen Paragraphen gibt, der ganz genau regelt, wie eine einwandfreie Rechnung denn nun auszusehen hat, überrascht dann doch viele. Ein guter Anlass, zu zeigen, wie korrekte Rechnungsstellung funktioniert, auf was es ankommt und warum sich mit einwandfreien Rechnungen viel Ärger mit säumigen Zahlern vermeiden lässt.

Entspricht die Rechnung haargenau den Vorgaben des einschlägigen §14 Umsatzsteuergesetz ist sie formal nicht anfechtbar. Und das nimmt säumigen Kunden schon einmal einiges an Wind aus den Segeln, sollte es zu einer Zahlungsstörung kommen und die Angelegenheit ins Inkasso gehen. Ziel einer korrekten Rechnungsstellung ist damit auch, genau solchen Fällen vorzubeugen.

Diese Inhalte müssen rein

§14 Umsatzsteuergesetz verlangt rund 10 Punkte, die eine Rechnung zwingend enthalten muss:

1. Name und Anschrift beider Parteien, also des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers
2. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
3. Ausstelldatum der Rechnung
4. eindeutige und tatsächlich nur einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Art und Menge der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung und/oder Leistung unter Berücksichtigung eventueller Vorschüsse
7. nach geltenden Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Rechnungssumme nach netto und brutto)
8. Steuersatz und Steuerbetrag, der auf das jeweilige Entgelt entfällt
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung
10. Gutschriften, sofern vereinbart

Dabei handelt es sich um die Mindestanforderung bei der Rechnungsstellung. Wer das beachtet, ist jedenfalls was die formale Anfechtung angeht, auf der sicheren Seite. Jedoch lassen sich die Mindestangaben im Hinblick auf ein präventives Forderungsmanagement noch optimieren.

Zahlungsziel

Auch wenn der automatische, gesetzliche Verzug nach 30 Tagen einsetzt, haben Unternehmen die Möglichkeit, frühere Zahlungsziele in ihren Rechnungen zu formulieren. Und das ist durchaus sinnvoll – so herrscht Klarheit in der Kommunikation mit dem Kunden, was ihm wiederum die Einhaltung erleichtert. Wichtig: Formulierungen wie „zahlbar innerhalb 14 Tagen“ kommen zwar häufig vor, sind aber eigentlich viel zu schwammig. Worauf beziehen sich die 14 Tage? Auf das Datum der Rechnungslegung? Auf den Zugang der Rechnung?

Besser lässt sich das lösen, indem Rechnungen feste Termine nennen, zu denen das Geld beim Unternehmen eingegangen sein muss. Wer dabei Überweisungszeiten von bis zu 4 Tagen zwischen unterschiedlichen Bankengruppen berücksichtigt, zeigt zudem Kundenfreundlichkeit. Eine optimierte Formulierung für den erwarteten Zahlungseingang könnte also lauten „Ihren Zahlungseingang erwarten wir bis zum Soundsovielten. Bitte beachten Sie Überweisungszeiten von bis zu 4 Tagen.“

Plan B bei Zahlungsausfall

Wird das Zahlungsziel verfehlt, schließt sich der initialen Rechnung ein betriebliches Mahnwesen an, das mit einer Zahlungserinnerung startet. Diese höflich formulierte Mahnung sollte dabei auch die einzige bleiben, denn ein aufgeblähtes betriebliches Mahnwesen bindet nicht nur jede Menge Ressourcen, es ist für all Maßnahmen, die über eine erste Mahnung (Zahlungserinnerung) hinausgehen, auch praktisch aussichtslos.

Es ist daher angeraten, auf der Zahlungserinnerung eine Nachfrist zu setzen und auf die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Inkassodienstleister hinzuweisen, sollte diese Nachfrist erneut verfehlt werden. Damit diese Ankündigung funktioniert, müssen Fälle, die auch nach der Nachfrist unbezahlt bleiben, dann tatsächlich an diesen Inkassodienstleister gehen.

Dort funktioniert die Bearbeitung zügig und professionell, sie bindet keine betrieblichen Ressourcen und ist vor allem kostenneutral. Inkassogebühren gehen nämlich als Verzugsschaden zu Lasten des Schuldners.

Mit einer rechtskonformen Rechnungslegung, bewährten Formulierungen und einem ordentlichen Plan B in der Hinterhand stellen sich Unternehmen sauber auf, wenn es darum geht, erbrachte Leistungen zu faktorisieren.