Inkasso Auftrag: Was Sie babei beachten sollten

Einen Inkasso Auftrag zu übergeben bedeutet, die Verfolgung einer offenen Forderungsangelegenheit an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern. Worauf kommt es bei der Auftragserteilung an? Welche Kosten sind damit verbunden? Wie lange braucht es, bis der fällige Betrag realisiert wird? Und wann ist es eigentlich sinnvoll, mit einen Inkassodienstleister zusammenzuarbeiten? Diese Fragen klären wir in diesem Blogbeitrag.

Der Hauptgrund für die Erteilung eines Inkasso Auftrages ist sicherlich, die Angelegenheit selbst vom Schreibtisch zu bekommen und sich nicht mehr damit befassen zu müssen. Aber auch die Professionalisierung im Umgang mit offenen Posten und damit der Schuldnerkommunikation durch einen Experten im Forderungsmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für einen Inkasso Auftrag. Damit drängt sich die erste Frage direkt auf:

Wann ist der Inkasso Auftrag sinnvoll?

Pauschal lässt sich das natürlich nicht beantworten. Die Anforderungen im Forderungsmanagement, bspw. für einen kleinen Handwerksbetrieb, der seine Kunden kennt, sind völlig andere als bspw. in der Verfolgung offener Mitgliedsbeiträge im Fitnessbereich. Wo der Handwerker möglichweise zögert, an ein Inkasso Büro zu übergeben, gibt es beim Fitnessstudio klar definierte Mahnstufen, wann offene Posten ins Inkasso gehen.

Trotz dieser individuellen Unterschiede lassen sich doch einige Leitlinien festhalten, wann es lohnt, einen Inkassodienstleiter ins Boot zu holen:

1. wenn die offene Forderung in Verzug ist
2. wenn die Gegenseite (Schuldner) nicht mit sich reden lässt, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben ignoriert oder immer wieder vertröstet
3. wenn die Verjährung droht und Ansprüche gegenstandslos würden
4. wenn der innerbetriebliche Aufwand für die Verfolgung nicht gerechtfertigt ist

Hinweis:

Auch wenn eine Zahlungserinnerung nicht verpflichtend ist – offene Forderungen lassen sich ins Inkasso abgeben, sobald sie in Verzug sind – lohnt ein Mahnschreiben mit dem Hinweis auf das angeschlossene Inkassobüro immer. Denn so werden Schuldner auf die Konsequenzen des Nicht-Bezahlens hingewiesen und Kunden, die die Zahlung tatsächlich nur vergessen haben, bekommen eine sanfte Erinnerung statt eines Inkassomahnschreibens.

Kosten

Für den Inkasso Auftrag selbst fallen keine Kosten an und auch die Verfolgung des offenen Postens funktioniert – jedenfalls bei PNO – kostenneutral. Wie kann das sein? Das funktioniert, weil die gesetzlichen Inkassogebühren vom Schuldner als Verzugsschaden getragen werden müssen. Damit besteht zwar ein Dienstleistungsvertrag zwischen Gläubiger und Inkasso Dienstleister, die hier fälligen Gebühren entstehen ja aber nur aufgrund des Verzuges des Schuldners. Und weil es unnötig kompliziert wäre, die Inkassogebühren separat zu fordern, werden sie einfach direkt beim Schuldner geltend gemacht – so bleibt die (vorgerichtliche) Inkassoarbeit für Gläubiger risikofrei.

Worauf kommt es an?

Grundsätzlich gilt: Eine Forderung lässt sich ins Inkasso übergeben, sobald sie in Verzug gesetzt wurde. Neben dieser rechtlichen Feinheit sind Inkasso Aufträge aber nicht wirklich kompliziert. Es braucht an sich nur die Angeben zum Gläubiger und zum Schuldner sowie die Details der Forderung selbst. Bei diesen Kategorien kommt es dann noch auf eine möglichst hohe Detaildichte an, denn je mehr zu einem Schuldner bekannt gegeben wird (Geburtsdatum, Arbeitgeber, Familienstand, etc.) umso mehr Hebelpunkte ergeben sich in der Realisierungsarbeit und desto besser sind dann auch die Erfolgsaussichten.

Wie lange dauert die Bearbeitung?

Dazu wird sich kein seriöser Inkassodienstleister einlassen, und zwar mit gutem Grund: Niemand kann in die Zukunft schauen und damit lässt sich auch für keine einzige Forderung mit Bestimmtheit sagen, wie lange die Arbeit daran dauern wird. So können Fälle mit vermeintlich schlechter Ausgangslage und dünner Datenbasis nach der ersten Inkassomahnung abgearbeitet und ausbezahlt sein. Genauso gut kann es Fälle geben, in denen es eigentlich sehr gut ausschaut, in denen aber verschieden Umstände dazu führen, dass sie sich hinziehen. Worauf es dann wirklich ankommt, ist ein professioneller Dienstleister, der am Ball bleibt und offene Posten konsequent verfolgt.