E-Invoicing

E-Invoicing bedeutet den strukturierten, elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Das bietet einerseits ein erhebliches Einsparungspotenzial, schafft aber andererseits völlig neue Herausforderungen für den automatisierten Mittelstand der Zukunft. Wie sich E-Invoicing schon heute clever nutzen lässt, wo noch offene Baustellen lauern und welche Bedeutung der elektronische Rechnungsdatenaustausch im Forderungsmanagement hat, zeigen wir in diesem Blogbeitrag

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing ist der Oberbegriff für den elektronischen und vollautomatischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Auftragsnehmern und -gebern. Die Idee dabei ist, den Faktor Mensch aus dem Rechnungswesen selbst komplett zu streichen und damit die Bearbeitung schneller, effektiver und störungsunanfälliger zu gestalten. Der Datenaustausch soll dann nur noch zwischen Maschinen, bspw. ERP-Systemen, stattfinden. Die Mitarbeiter eines Unternehmens, das die elektronischen Rechnungsdaten eines Geschäftspartners empfängt, sind dann lediglich für die Rechnungsprüfung und -freigabe zuständig. Alle weiteren Schritte, wie etwa die konkrete Zahlungsanweisung oder die notwenigen buchhalterischen Schritte, laufen dann vollautomatisch ab. Über E-Invoicing lässt sich zudem auch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister im Forderungsmanagement noch weiter automatisieren.

Das Ziel von E-Invoicing ist dabei insbesondere der strukturierte, elektronische und vollautomatische Austausch von Rechnungsdaten. Die heutige Praxis, Rechnungen als PDF via Mail zu verschicken, hat mit E-Invoicing wenig zu tun. Vielmehr geht es darum, Rechnungsdaten in einem standardisierten und strukturierten Datenaustauschformat so zu verschicken, dass die maschinelle Kommunikation absolut reibungslos funktioniert und das über Länder- und Sprachgrenzen hinweg.

Was sind die Vorteile von E-Invoicing?

Der wichtigsten Vorteile einer zukünftig, komplett auf E-Invoicing basierenden Wirtschaft liegt im immensen finanziellen Einsparungspotenzial und der Beschleunigung betrieblicher Prozesse. Beide Entwicklungsziele erstrecken sich dabei über mehrere Etappen. Einerseits bietet E-Invoicing ganz plakative und direkte Möglichkeiten zur Reduktion von Betriebskosten und Beschleunigung von Abläufen:

• Reduktion von Papierkosten, weil kein postalischer Versand und keine physische Archivierung von Rechnungen mehr notwendig ist
• Wegfall von Portokosten bei (B2B-)Rechnungen, weil schlicht kein Postversand mehr nötig ist
• besserer Workflow durch die standardisierte Rechnungslegung und effektivere Zeitnutzung
• Allgemeine Prozesskostenreduktion durch Prozessoptimierung

Anderseits bringt E-Invoicing auch wirtschaftliche Vorteile, die ihr volles Potenzial erst mit der Zeit entfalten. Dafür bieten sie aber einen Fortschritt, der über die eigenen Betriebsgrenzen hinausgeht und erst im gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang des EU-Binnenmarktes wirklich sichtbar wird:

• standardmäßige Pflichtangaben, die in allen Rechnungsdatensätzen implementiert sind und somit die nationalen Richtlinien aller EU-Staaten berücksichtigen
• semantisches Datenmodell, das die inhärente Logik und Eindeutigkeit der Daten garantiert und damit die Sprachbarriere überwindet
• Bewährte Datensprache, die den funktionsfähigen internationalen Datentransfer gewährleistet
• Schutz von Personaldaten

Bei allen Vorteilen, die E-Invoicing bietet und zukünftig bieten wird, lauern auch einige Fallstricke, die es noch zu beheben gilt. Jedoch existieren hier bereits verschiedene Lösungsansätze, die stetig weiterentwickelt werden. Große Baustellen sind aktuell folgende:

• Steuerrechtliche Unterschiede zwischen den EU-Mitgliedsstaaten
• Problematik der Einbindung individueller Bedürfnisse und Absprachen zwischen Geschäftspartnern
• Gewährleistung eines einheitlichen und kompatiblen Technologiestandards aller im E-Invoicing integrierten Parteien
• Datenschutz und Schutz gegen Ausspähattacken (Industriespionage)

Fazit

Die Umstellung auf E-Invoicing soll für Behörden bis spätestens 2020 abgeschlossen sein. Wenn nach und nach auch der privatwirtschaftliche Sektor nachzieht und sich die Kinderkrankheiten in der praktischen Umsetzung in den Griff bekommen lassen, bedeutet E-Invoicing eine völlig neue Art und Weise im Umgang mit Rechnungen und das in ganz Europa.